Kennen Sie das? Der Tag beginnt und für die paar Aufgaben, die es heute zu erledigen gilt, haben Sie scheinbar massig Zeit. Und nach 8-10 Stunden Arbeitszeit haben Sie noch nicht einmal die Hälft von dem geschafft, was Sie sich vorgenommen hatten.

Woran liegt es? Es sind die kleinen, kaum wahrgenommenen (weil gewohnten) Zeitkiller, die sich mitlerweile wie selbstverständlich durch unser Leben ziehen.

Die vier größten Feinde effektiven Arbeitens im Büro sind:

Emails, Instant-Messaging (z.B. icq, skype, msn), Internetsurfen und Community-Networking (z.B. xing, studiVZ, facebook)

Vielleicht sagen Sie jetzt: “Aber ich MUSS meine Emails checken!” oder “5 Minuten Surfen im Netz sind doch ok.”.
Führen Sie doch mal ein kleines Experiment durch, um zu sehen wieviel Zeit diese 4 Aktivitäten tatsächlich in Anspruch nehmen. Im Normalfall werden Sie böse überrascht werden.

Emails / Szenario:
Von 15 Emails sind ca. die Hälfte Spam – “Löschen”. Dazu noch ein paar Werbemails oder Newsletter – “Mal sehen was drin steht, vielleicht ist es interessant…” 2-3 private Emails – “Ach… xy hat wieder geschrieben, bin gespannt was es Neues gibt” oder “Ui, eine PP-Präsentation mit dem Titel “Die lustigste Kellnerin der Welt” – “Klingt interessant, da schaue ich mal rein…” und schließlich 1-2, für den Job, relevante Emails.

Stellen Sie sich folgende Fragen:
Welche dieser Emails lesen Sie zuerst?
Welche beantworten Sie sofort/zuletzt/gar nicht?
Warum / Warum nicht?
Wieviel Zeit hat Sie die komplette Runde gekostet?
Wieviel Zeit davon haben Sie in die wirklich wichtigen Dinge investiert?
Wie häufig wiederholt sich dieser Zyklus (überhaupt das Checken der Emails) pro Tag?

Instant-Messaging:
Großer Zeitkiller, da diese Programme meist ständig im Hintergrund laufen und sich im Laufe eines Arbeitstages immer wieder Kontakte hinzufügen oder verabschieden. Mal schnell “Hallo” sagen, dem geknickten Bekannten einen Smiley zur Aufmunterng schicken oder selber auf Fragen antworten. So oder so, Instant-Messaging dient selten einer beruflichen Zielerfüllung oder hat einen wirklich Sinn. Paradox: Häufig wird gechattet mit Leuten, mit denen man am Abend oder am nächsten Tag ohnehin verabredet ist oder mit denen man gerade ein Zusammentreffen hatte.

Fragen Sie sich:
Wieviel habe ich mit dieser Person, der ich gerade schreibe, eigentlich wirklich zu tun?
Könnte dieselbe Thematik auch am Telefon geklärt werden (schneller, direkter, effektiver)?
Warum schreibe/antworte ich jetzt?

Internet-Surfen:
Dieser Punkt spricht für sich selbst und wurde oft genug diskutiert.

Die einzige Beobachtung, die ich hier hinzufügen möchte:
Beobachten Sie mal wie häufig am Tag Sie dieselbe(n) Seite(n) besuchen…
Und sollte es eine Nachrichtenseite sein (stern.de, spiegel.de, sport1.de etc.), wie oft gab es in dieser Zeit neue/für Sie relevante Artikel?

Community-Networking:
Der “neue” Zeitkiller! Mit nahezu allen Funktionen in einem: Instant-Messaging, Chats, Nachrichten, Pinwände, Foren usw. Dazu Fotoalben, Videoclips und Slideshows. Soviele Möglichkeiten Zeit zu verbringen. Dazu “trifft” man alte Freunde, Arbeitskollegen und Bekannte. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Generelle Fragen, die Sie sich zu den bereits genannte stellen können:
Inwieweit hilft mir das (community, emails etc.) JETZT in Bezug auf meine Aufgabe weiter?
Bringt es mich der Sache näher oder wird es dadurch länger dauern?
Muss das jetzt wirklich sein? (Bei dieser Frage können Sie die Betonung auf je eins der ersten 4 Worte legen und haben 4 Möglichkeiten zu antworten )

Mein Fazit: So sehr wir auch alle versuchen zu rechtfertigen, dass wir “gar nicht soviel” Zeit mit diesen 4 Zeitkillern verbringen behaupte ich einfach mal, dass über die Hälfte der Zeit, die damit verbracht wird reine Verschwendung ist.

Probieren Sie es mal aus, ich bin mir sicher, dass Sie danach wissen wo Sie (zumindest etwas) Zeit gewinnen können…