Kennen Sie die Zeitmanagement-Matrix von Stephen Covey (Autor von “Die 7 Wege zur Effektivität”)?

Diese Matrix ist ein sehr einfaches Werkzeug zur optimalen Gestaltung der eigenen Zeit. Einfach aber sehr wirkungsvoll!

Der Clou liegt in der Unterteilung der eigenen Aktivitäten in vier verschiedene Bereiche:
1. Dringend & Wichtig
2. Wichtig & Nicht Dringend
3. Nicht Dringend & Nicht Wichtig
4. Nicht Wichtig & Dringend

Der 1. Quadrant ist dringend und wichtig. Hier befinden sich Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Hier hinein fallen Krisen, Drückende Angelegenheiten, Deadlines oder auch Meetings.

Der 2. Quadrant ist wichtig aber nicht dringend. In diesem Feld geht es um Planung, Vorbereitung, Prävention, Pflege und Aufbau von Beziehungen und Persönlichkeitsentwicklung.

Der 3. Quadrant ist nicht wichtig und nicht dringend. Dazu gehören sogenannte Zeitkiller wie Fernsehen, Spiele, “irgendwelche” Anrufe oder Emails etc.

Der 4. Quatdrant ist dringend aber nicht wichtig. Unterbrechungen, “sonstige” Aktivitäten (die meist Spaß machen, aber nichts bringen), Emails gehören in diese Kategorie.

Gestresste Menschen, die Schwierigkeiten mit Organisation etc. haben bewegen sich überwiegend in Quadrant Nr. 1. Dieser ist häufig so prall gefüllt mit Aufgaben, dass alles andere wenig Berücksichtigung findet. In diesem Quadranten ist die Burn-Out-Gefahr hoch. Auf jeden Fall ist dieser Bereich zu berücksichtigen. Wird er vernachlässigt, droht eine Krisensituation.

Der wichtigste Bereich (und auch leider der, der am meisten vernachlässigt wird) ist eindeutig Quadrant 2. Hier wird der Grundstock für Erfolge und planungsmäßige Abläufe gelegt. Je besser dieser Bereich betreut wird, desto geringer ist Quadrant 1. In der Realität werden Vorbereitungen, Planungen etc. aber meist bis auf den letzten Drücker hinausgezögert, so dass sie nicht mehr nur wichtig, sondern dann auch dringend sind. Die Aktivitäten rutschen von Quadrandt 2 in Quadrant 1 und das meist ohne Not. Diese Art von Zeitdruck ist vermeidbar. Beispiele hierfür sind Steuererklärungen, der Wechsel von Sommer- auf Winterreifen, Weihnachtseinkäufe etc. Alles Aktivitäten, von denen bekannt ist, dass sie bis zum Zeitpunkt x erledigt sein müssen. Meist wird es jedoch so lange vernachlässigt, dass es irgendwann zeitlichen Stress bedeutet.

Um Quadrant 2 mehr Aufmerksamkeit zu widmen benötigen Sie zusätzliche Zeit. Woher nehmen? Sie holen sich diese Zeit durch Kürzen oder Eliminierung der Aktivitäten aus den Quadranten 4 und, vor allem, 3. Aktivitäten, die nicht wichtig (und z.T. auch nicht dringend) sind, bringen Sie nicht voran. Sparen Sie die Zeit hier ein, so können Sie sich verstärkt um Quadrant 2 kümmern. Dadurch reduzieren Sie auf mittel- und langfristige Sicht Quadrant 1 und Ihr gesamtes Zeitmanagement gewinnt an Effektivität.

Im nächsten Beitrag erhalten Sie eine konkrete Anleiung zur Nutzung dieses wirklich hervorragenden Systems!